Cách quản lý nhân viên giao hàng hiệu quả để kinh doanh online thành công

1. Những thách thức trong quản lý nhân viên giao hàng

Nhiều cửa hàng gặp khó khăn trong việc quản lý nhân viên giao hàng do thời gian làm việc không cố định và địa điểm làm việc không nằm trong cửa hàng. Để đảm bảo hiệu quả trong việc giao hàng, quản lý nhân viên giao hàng một cách hiệu quả là rất quan trọng. Trước tiên, bạn cần nhận thức rõ những vấn đề mà cửa hàng gặp phải khi quản lý nhân viên giao hàng. Dưới đây là một số khó khăn mà cửa hàng phải đối mặt.

Cách quản lý nhân viên giao hàng hiệu quả để kinh doanh online thành công

1.1 Khó khăn trong việc kiểm soát trạng thái giao hàng

Khó khăn trong việc kiểm soát các đơn hàng đã giao, chưa giao và không thể giao được. Hằng ngày, số lượng đơn hàng cần giao là rất lớn, kéo theo khối lượng thông tin khổng lồ. Do đó, chủ cửa hàng sẽ gặp khó khăn trong việc theo dõi chính xác trạng thái đơn hàng cũng như thông tin chi tiết của từng đơn. Điều này dẫn đến việc nhân viên mất đi sự chủ động trong việc tư vấn và dễ dẫn đến tình trạng trả hàng.

Khó khăn trong việc kiểm soát báo cáo giao hàng. Khi nhân viên bán hàng báo cáo cho chủ cửa hàng, việc chủ cửa hàng xem lại báo cáo doanh thu hàng ngày trở nên rất khó khăn. Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến công tác quản lý và khả năng đưa ra quyết định của chủ cửa hàng.

Nhiều cửa hàng đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet để đơn giản hóa quy trình quản lý giao hàng. Bạn cũng có thể nhanh chóng đăng ký dùng thử miễn phí tại đây để tự đánh giá giải pháp này.

1.2 Sai sót trong hoạt động của nhân viên giao hàng

Nhân viên giao hàng chủ yếu làm việc bên ngoài, không có mặt tại cửa hàng. Vào cuối ngày, nhân viên sẽ báo cáo công việc và nộp tiền cho bộ phận kế toán. Do đó, việc quản lý hoạt động của họ trở nên khó khăn vì chủ cửa hàng không thể theo dõi địa điểm cũng như công việc cụ thể của nhân viên giao hàng. Điều này có thể dẫn đến nhiều vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động tổng thể của cửa hàng.

• Nhân viên có thể báo cáo sai.
• Thu thêm tiền từ khách hàng.
• Nhân viên giao hàng bị chậm trễ do chờ đơn hàng hoặc ghép đơn hàng.

Cách quản lý nhân viên giao hàng hiệu quả để kinh doanh online thành công

2. Cách quản lý nhân viên giao hàng

2.1 Cách quản lý nhân viên giao hàng thuê ngoài (shipper)

Yêu cầu đặt cọc khi nhận hàng. Đối với các đơn hàng giao trong nội thành, cửa hàng nên yêu cầu shipper đặt cọc tiền khi nhận hàng. Phương pháp này sẽ giúp công việc diễn ra hiệu quả hơn bằng cách nâng cao trách nhiệm của nhân viên, đồng thời hạn chế tình trạng shipper không trả tiền cho cửa hàng.

Kiểm tra thường xuyên tiến độ giao hàng. Đối với nhân viên giao hàng thuê ngoài, chủ cửa hàng cần thường xuyên theo dõi công việc để đảm bảo tiến độ và độ chính xác trong quá trình giao hàng. Việc áp dụng công nghệ sẽ là một cách hiệu quả để quản lý. Các phần mềm quản lý giao hàng không chỉ giúp tổng hợp đầy đủ thông tin đơn hàng mà còn cho phép theo dõi vị trí và lộ trình di chuyển của shipper.

Thông qua việc theo dõi, chủ cửa hàng có thể đưa ra những phương pháp giao hàng hiệu quả hơn, như chuẩn bị sẵn hàng hóa, nguyên liệu để giảm thời gian chờ đợi, nâng cao chất lượng dịch vụ và tìm ra những shipper có khả năng nhất.

Lập bảng theo dõi giao hàng và thu chi. Một cách quản lý nhân viên giao hàng hiệu quả khác là theo dõi thông tin đơn hàng và thu chi qua bảng. Chủ cửa hàng cần lập bảng tổng hợp các thông tin như mã vận đơn, tiền hàng, tiền thu hộ và phí giao hàng. Những dữ liệu này sẽ giúp chủ cửa hàng dễ dàng kiểm soát hoạt động giao hàng một cách tốt nhất.
 

2.2. Phương pháp quản lý nhân viên giao hàng trong công ty

Nếu công ty của bạn có một đội ngũ shipper độc lập, việc kiểm soát sẽ cần được thực hiện một cách chặt chẽ hơn. Dưới đây là một số cách quản lý giao hàng hiệu quả mà bạn có thể tham khảo.

Xác định chỉ số KPI cho nhân viên giao hàng
Để quản lý nhân viên giao hàng tại cửa hàng một cách hiệu quả, chủ cửa hàng cần thiết lập các chỉ số KPI cụ thể cho từng nhân viên. KPI không chỉ giúp nhân viên nhận diện rõ công việc của họ và hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn, mà còn hỗ trợ chủ cửa hàng đánh giá hiệu quả công việc một cách chính xác và khách quan. Điều này sẽ giúp cho hoạt động giao hàng diễn ra thuận lợi và trôi chảy hơn.

Thiết lập quy trình báo cáo giao hàng
Chủ cửa hàng thường quản lý nhân viên giao hàng thông qua các báo cáo về hoạt động và tiến độ công việc của họ. Do đó, việc xây dựng một quy trình báo cáo giao hàng rõ ràng sẽ giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin về hoạt động giao hàng. Một quy trình báo cáo khoa học cũng góp phần hạn chế sai sót của nhân viên, nâng cao tính chính xác trong công việc.

Cách quản lý nhân viên giao hàng hiệu quả để kinh doanh online thành công

Tính năng cập nhật trạng thái đơn hàng của phần mềm KiotViet

Tính năng cập nhật trạng thái đơn hàng của phần mềm KiotViet giúp quản lý giao hàng hiệu quả hơn.

Cách quản lý nhân viên giao hàng qua phần mềm
Phần mềm quản lý shipper có khả năng tích hợp với các ứng dụng giao hàng là giải pháp tối ưu cho các cửa hàng hiện nay. Nó giúp bạn tập trung quản lý tất cả từ một nơi duy nhất, tối ưu hóa thời gian và chi phí giao hàng, đồng thời thuận tiện cho việc theo dõi.

• Cập nhật trạng thái đơn hàng tự động: Phần mềm giao hàng cho phép chủ cửa hàng xem chi tiết từng đơn hàng và trạng thái của chúng. Nhờ vậy, chủ cửa hàng có thể tiết kiệm thời gian bởi có thể cập nhật trạng thái đơn hàng mà không cần liên hệ với bên vận chuyển.

• Tính toán phí giao hàng tự động: Hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền mà nhân viên cần thu hộ cũng như tổng chi phí giao hàng phải trả cho bên vận chuyển. Điều này giúp việc thu tiền trở nên dễ dàng và hạn chế tình trạng thất thoát tiền có thể xảy ra.

• Kết nối với đơn vị giao hàng bên ngoài: Phần mềm cho phép cửa hàng kết nối với các đơn vị giao hàng bên ngoài. Khi đơn hàng được xử lý và xác định đơn vị vận chuyển, thông tin đơn hàng sẽ nhanh chóng được chuyển đến đơn vị đó, tạo ra một quy trình giao hàng rất khoa học.