QUY TRÌNH GIAO HÀNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HIỆU QUẢ

Quản lý giao hàng là gì?

Quản lý giao hàng thực chất là một quy trình xác nhận thông tin đơn hàng, theo dõi và hoàn tất các đơn đặt hàng đó. Quá trình này chỉ kết thúc khi khách hàng của cửa hàng bạn nhận được hàng hóa và hoàn tất thanh toán, đồng nghĩa với việc bạn đã thu được tiền hàng từ họ.

Mặc dù quản lý giao hàng không phải là một công việc quá khó khăn, nhưng nó cũng không hề đơn giản. Đặc biệt, khi quy mô kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng mở rộng, số lượng đơn đặt hàng cũng gia tăng, việc quản lý sẽ trở nên phức tạp hơn.

Nếu doanh nghiệp không thực hiện quy trình quản lý giao hàng đúng cách, nguy cơ xảy ra sai sót và nhầm lẫn sẽ rất cao. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh cũng như uy tín của doanh nghiệp.
QUY TRÌNH GIAO HÀNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HIỆU QUẢ

Vậy một quy trình quản lý giao hàng chuẩn cần có những gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!

Quy trình quản lý giao hàng chuẩn là gì?

Dưới đây là quy trình quản lý giao hàng chuẩn mà bạn có thể tham khảo. Quy trình này được chia thành 6 bước cơ bản như sau:

1. Tiếp nhận thông tin đặt sản phẩm từ khách hàng
   Người bán sẽ điền đầy đủ thông tin của khách hàng và sản phẩm để lập đơn bán cho khách. Sau khi hoàn tất, đơn bán hàng sẽ được chuyển sang bộ phận kho.

2. Kiểm tra hàng tồn kho
   Sau khi tiếp nhận thông tin đơn đặt hàng, bộ phận kho cần kiểm tra xem sản phẩm đó còn tồn kho hay không.

   • Nếu hàng hóa không còn đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, cần đưa ra hướng giải quyết hợp lý.
   • Nếu sản phẩm còn đủ để đáp ứng đơn đặt hàng, đơn sẽ tiếp tục chuyển sang bước tiếp theo.

Đóng gói sản phẩm

Khi hàng hóa đã có đủ trong kho để bán, bộ phận kho sẽ chuẩn bị hàng hóa và tiến hành đóng gói sản phẩm. Quy cách đóng gói sẽ được điều chỉnh phù hợp với kích thước và tính chất của từng sản phẩm, nhằm đảm bảo quy trình đóng gói tuân thủ đúng tiêu chuẩn.

Kiểm tra lại thông tin đơn hàng

Sau khi hoàn tất việc đóng gói, cần tiến hành kiểm tra toàn bộ thông tin của đơn hàng để đảm bảo hàng hóa được giao đúng người và đúng thời điểm, tránh tình trạng thất lạc. Những thông tin cần kiểm tra bao gồm:

• Họ và tên khách hàng.
• Tên và mã sản phẩm.
• Địa chỉ nhận hàng.
• Tổng số tiền của đơn hàng nhận được.
• Thời gian giao hàng dự kiến.

Tiến hành giao hàng

Sau khi thông tin đã được xác nhận chính xác, đơn hàng sẽ được tiến hành giao đến tay khách hàng.

Xử lý các vấn đề phát sinh sau bán hàng

Để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh sau bán hàng như: trả hàng, hoàn tiền, hay khiếu nại bồi thường, nhân viên bán hàng có thể chủ động liên hệ với khách hàng để ghi nhận phản hồi về sản phẩm cũng như dịch vụ giao nhận và đóng gói của cửa hàng. Nếu khách hàng không hài lòng với sản phẩm, cần liên hệ để hỏi rõ lý do nhằm cải thiện chất lượng phục vụ tốt hơn.

Trên đây là 6 bước cơ bản trong quy trình quản lý giao hàng. Để tối ưu quy trình này một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, bạn nên cân nhắc sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý giao hàng.

Quản lý giao hàng hiệu quả với phần mềm Niềm Tin

Hiện nay, nhiều phần mềm quản lý với các tính năng thông minh đã được ra mắt, giúp doanh nghiệp quản lý giao hàng hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý giao hàng Niềm Tin là một trong những lựa chọn được nhiều doanh nghiệp tin dùng và đánh giá cao nhờ vào tính năng và sự tiện lợi mà nó mang lại.
QUY TRÌNH GIAO HÀNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HIỆU QUẢ
​​​​​​​

Những ưu điểm của phần mềm quản lý giao hàng Niềm Tin

Phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin mang đến nhiều tính năng hữu ích như:

1. Tạo sự liên kết giữa các phòng ban
   Phần mềm tích hợp các chức năng quản lý bán hàng, xuất nhập tồn kho, quản lý giao vận, sản xuất và kế toán trong một hệ thống duy nhất. Điều này giúp tạo sự liên kết giữa các phòng ban, nâng cao hiệu quả làm việc.

   Khi đơn hàng được tạo thành công, bộ phận kho sẽ nhận được thông tin ngay lập tức, và hệ thống sẽ tự động trừ hàng trong kho nếu sản phẩm có sẵn. Bộ phận sản xuất cũng sẽ biết được sản phẩm nào cần sản xuất thêm để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Đồng thời, bộ phận kế toán cũng nhận thông tin để tính toán chính xác.

2. Theo dõi trạng thái giao đơn hàng chặt chẽ
   Sau khi đơn hàng hoàn tất để chuyển đi, nó sẽ được chuyển đến bộ phận giao vận. Phần mềm Niềm Tin cho phép người dùng lên kế hoạch giao vận cho từng đơn hàng và quản lý trạng thái giao hàng trong danh sách. Người quản lý sẽ biết khi nào đơn hàng được giao và trạng thái hiện tại của nó.

3. Quản lý trả hàng
   Không chỉ quản lý bán hàng và giao vận, phần mềm Niềm Tin còn hỗ trợ chủ kinh doanh quản lý các vấn đề phát sinh sau bán hàng, như việc trả hàng. Trong quá trình kinh doanh, không phải lúc nào mọi thứ cũng diễn ra suôn sẻ; đôi khi sản phẩm không đáp ứng nhu cầu của khách hàng, khiến họ muốn đổi trả. Lúc này, chủ kinh doanh cần quản lý những đơn hàng đổi trả một cách hiệu quả.

   Phần mềm Niềm Tin hỗ trợ chủ kinh doanh ghi nhận và quản lý chặt chẽ các đơn hàng trả, đảm bảo chính xác theo từng thời điểm phát sinh. Điều này giúp chủ cửa hàng không còn lo lắng về sai lệch, nhầm lẫn liên quan đến công nợ hay lợi nhuận khi có phát sinh trả hàng.

4. Lưu trữ lượng dữ liệu lớn
   Khác với việc quản lý bằng Excel, phần mềm Niềm Tin không bị giới hạn về dữ liệu. Quản lý lượng dữ liệu lớn bằng Excel thường khiến máy tính bị quá tải và bạn phải chia thành nhiều file riêng biệt, làm cho việc quản lý trở nên phức tạp và tốn thời gian hơn.

   Với công nghệ điện toán đám mây, phần mềm Niềm Tin cho phép backup dữ liệu hàng ngày, giúp bạn lưu trữ thông tin không giới hạn. Việc quản lý đồng nhất dữ liệu giúp việc theo dõi thông tin trở nên dễ dàng và đảm bảo độ chính xác cao hơn.

Ngoài ra, còn rất nhiều tính năng tiện ích khác đang chờ bạn khám phá. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ hỗ trợ quản lý giao hàng hiệu quả, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, thì phần mềm Niềm Tin chính là sự lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Hãy đăng ký trải nghiệm Niềm Tin ngay để nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng của bạn.